Dijitalleştirme ve Düzenleme
Fiziksel, yani kağıt belgelerden dijital belgelere geçmenin faydaları saymakla bitmez. Bunların başında, belgeleri arayıp bulmanın kolaylaşmasına bağlı olarak iş akışlarının daha verimli olması gelir. Elektronik ortamda ekiplerin ortak çalışması da kolaylaşır. Ayrıca, kağıtsız ofisler çok daha çevre dostudur. Kısacası, dijitalleşme geleceğe yapılan bir yatırımdır.
Ne var ki, dijitalleşme fiziksel dokümanları tarayıp elektronik cihazlara aktarmaktan ibaret değildir. Onları düzenleme, saklama, yönetme, koruma ve daha birçok şeyle birlikte sürekli bir süreç söz konusudur. Neyse ki, en baştan bazı hamlelere hakim olarak bu süreci pürüzsüz hale getirmeniz mümkün.
Doküman nedir?
Doküman veya belge, bir veya birden çok kullanıcı için yararlı olabilecek bir bilgi biçimidir. Bu bilgi fiziksel ya da dijital olabilir. Buna bağlı olarak belge de fiziksel ya da dijital olabilir. Belgenin türüne göre farklı saklama yöntemleri kullanılır.
Fiziksel veya kağıt belgeler klasör dolabında, elektronik veya dijital belgeler ise bilgisayarda saklanabilir. Dijital belgeler veritabanının bir parçası olabilir. Elektronik belge yönetim programları bu tür belgelerin yönetilmesini, saklanmasını ve korunmasını sağlar.
Elektronik tablo veya kelime işlemcisi gibi bir bilgisayar programıyla oluşturulan belge kaydedilmiş bir birimdir. Ayrıca, her bir dijital belge onu diğer belgelerden ayıran farklı bir isimle kaydedilir. Özel bir isim kullanıcıların bir sürü belge açarak vakit kaybetmelerini önler.
Dökümantasyon nedir ve ne işe yarar?
Doküman ile dokümantasyon aynı şey değildir. Doküman, daha ileri analizler veya çalışmalar için bir otorite veya referans olarak kullanılabilecek bir bilginin kaydıdır. Dokümantasyon ise belgeleri oluşturma, yönetme ve kullanma sürecidir.
Belgeleri toplama, saklama, düzenleme, tanımlama, bulma ve çoğaltmaya karşılık gelen orijinal terim aslında bibliyografiydi. Bugün bütün bu etkinlikler dokümantasyon tanımı altındadır. Yaklaşık bir asırdır kullanımda olan bu genel terim, bibliyografi, bilgi servisleri, kayıt yönetimi ve arşivlemeyi kapsar.
Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) elektronik bilgiyi ve kayıtları yönetmeye, korumaya ve kontrol etmeye yönelik bir yazılım uygulamasıdır. Birçok EBYS, aşağıdaki gibi özellikleri içerir:
● Doküman versiyonlama ve tarihçe
● Güvenlik ve erişim kontrolü
● Metaveri yakalama
● Güvenli belge depolama ve bulma
Bazı EBYS uygulamaları kayıt yönetimi, serbest metin arama ve format dönüşümü gibi becerilere de sahiptir. Organizasyonlar bu uygulamaları kullanarak yüksek miktarda belge oluşturup onları verimli biçimde yönetebilirler.
EBYS kullanın ya da kullanmayın, şu yöntemlere başvurarak dosyalarınızı dijitalleştirip düzenleyebilirsiniz:
1. PDF’lerinizi uygun bir şekilde isimlendirin
Belgelerde herhangi bir değişiklik yapmadan önce, etkili bir PDF düzenleme sistemi bulmanız gerekir. Bunun için de sizin ve varsa ekipteki diğer kişilerin belgeleri bulmasını ve tanımasını kolaylaştıracak bir isimlendirme yöntemi şarttır. Bu isimleri ne kadar ayrıntılı verirseniz başarı şansınız o kadar yükselir.
Muhasebeci olduğunuzu varsayalım: Önce, Finans diye genel bir klasör oluşturup içine Fatura, vb gibi alt klasörler açabilirsiniz. Bunların içine koyacağınız PDF belgelerini isimlendirirken de anahtar kelimeler kullanmakta fayda vardır. Bu şekilde Faturalar klasörüne girdiğinizde fatura3534.pdf veya isimsiz.pdf gibi anlamsız bir belge yerine İsim-Soyad-10.04.2025.pdf adlı bir belge görebilirsiniz.
Fakat yeni isimler koymadan önce bazı sembollerin farklı işletim sistemlerinde iyi görüntülenemeyebileceğini unutmayın. Örneğin, Windows / ? < > \ : * | “ ve ^ sembolllerini kullanmanıza izin vermez. 260 karakterden uzun dosya yolu da oluşturamazsınız. C://Muhasabe/Faturalar/İsim-Soyad-10.04.2025 44 karakterdir, dolayısıyla kaydetmeniz mümkündür.
2. Mevcut PDF’lerin içini düzenleyin
Aktarılan belgeleriniz organize haldeyse sorun yok. Ancak, içleri karmakarışıksa PDF Guru gibi bir PDF platformundan yardım alarak onları erişilebilir bir şekilde düzenleyebilirsiniz. Farklı yöntemleri ve bunlara ait adımları aşağıda bulabilirsiniz.
PDF sayfa silme:
● İlgili aracı seçerek belgenizi yükleyin
● Editör menüsünden Sayfaları Yönet’e tıklayın
● Açılan pencerede silmek istediğiniz sayfaları seçin
● Belgenizi son haliyle kaydedip indirin
PDF sayfa düzenleme:
● İlgili aracı seçerek belgenizi yükleyin
● Soldaki küçük resimleri tutarak istediğiniz yere sürükleyin
● Sıralamanın doğru olup olmadığını kontrol edin
● Belgenizi son haliyle kaydedip indirin
PDF sayfa ekleme:
● İlgili aracı seçerek belgenizi yükleyin
● Editör menüsünden Sayfaları Yönet’e tıklayın
● Açılan pencerenin üstündeki menüden Yeni Sayfa’yı seçin
● Boş sayfayı istediğiniz gibi doldurun
● PDF sayfa sırası değiştirme gerekliyse küçük resimleri sürükleyin
● Belgenizi son haliyle kaydedip indirin
PDF sayfa döndürme:
● İlgili aracı seçerek belgenizi yükleyin
● Editör menüsünden Sayfaları Yönet’e tıklayın
● Açılan pencerede belgeden bir sayfayı seçin
● Üstteki menüden Sola Çevir ya da Sağa Çevir’e tıklayın
● Belgenizi son haliyle kaydedip indirin
3. PDF’lerinizi birleştirin ya da ayırın
PDF sıralayıcı araçlar belgenizin görünümünde değişiklikler yapmanızı sağlar. Ancak bazen PDF ekleme çıkarma ile belgelerinizde daha köklü değişiklikler yapmanız gerekebilir. Örneğin, benzer amaçlı PDF’leri tek tek saklamak yerine hepsini birleştirerek işinizi kolaylaştırabilirsiniz. Aynı belgede farklı amaçlara hizmet eden bölümler varsa onları ayırarak bulunmalarını basitleştirebilirsiniz.
PDF birleştirin:
● PDF birleştirme aracına belgelerinizi yükleyin (her biri 50 MB geçmeyecek şekilde 15 belgeye kadar yükleyebilirsiniz)
● Dosyaları birleştirme butonuna tıklayın
● Son dosya cihazınıza indirilecek ve hesabınıza kaydedilecek
Burada dikkat etmeniz gereken şey, kaydedilen son dosyanın aşırı büyük olmaması. Ama öyle bir durumda da çözüm yöntemleri mevcut.
PDF ayırın:
● İlgili aracı seçerek belgenizi yükleyin
● Ayırmak istediğiniz sayfa aralığını seçin
● Ayrılan belgeler bilgisayarınıza cihazınıza indirilecek ve hesabınıza kaydedilecek
Alternatif olarak, sayfa silmek yerine seçili sayfaları çıkartarak ayrı bir dosya oluşturabilirsiniz. Bunun için de Sayfa Çıkartma aracını kullanmanız mümkün.
4. PDF’lerinizin boyutunu küçültün
PDF genel olarak boyut açısından sıkıntı yaratmayan bir formattır. Ama bazen içeriğinize bağlı olarak saklama veya paylaşma için elverişsiz bir boyuta ulaşabilir. Bunun için de uygulayabileceğiniz birkaç yöntem var:
PDF sıkıştırma:
● İlgili aracı seçerek belgenizi yükleyin
● E-posta adresinizi girin
● Sıkıştırılmış dosya girdiğiniz adrese gönderilecek
Yukarıda bahsedilen PDF ayırma, sayfa silme ve sayfaları çıkarma yöntemleri de dosya boyutlarını azaltmaya yardımcı olabilir.
Sonuç
Dosyalarınızı dijitalleştirme ve düzenleme için klasörlerle belgeleri düzgün bir şekilde adlandırarak işe başlayabilirsiniz. İçeriği yeniden düzenleme sayesinde PDF’lerinizi verimli biçimde saklayabilir ve gerektiğinde kolayca bulabilirsiniz. Bunun için PDF Guru gibi çok amaçlı bir PDF platformunun araçlarını kullanmanız yeterli olacaktır.
